La responsabilité des administrateurs de société, y compris les administrateurs de facto, en cas de non-paiement des taxes et retenues à la source au Québec
Au Québec, les administrateurs d’une société, qu’ils soient formellement nommés ou qu’ils agissent comme administrateurs de facto, jouent un rôle clé dans la gestion des obligations fiscales. Le non-paiement des taxes, comme la taxe de vente du Québec (TVQ), ou des retenues à la source, telles que les cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ), au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) ou à l’assurance-emploi, peut entraîner des conséquences graves, y compris une responsabilité personnelle pour les administrateurs. Cet article explore cette responsabilité en détail, en s’appuyant sur la Loi sur l’administration fiscale (LAF) et d’autres textes pertinents, tout en mettant en lumière la notion d’administrateur de facto.
1. Le rôle des administrateurs dans une société
Les administrateurs, qu’ils soient formels ou de facto, ont des responsabilités importantes définies par le Code civil du Québec et la Loi sur les sociétés par actions (LSAQ). Ils doivent agir avec prudence, diligence et compétence dans l’intérêt de la société. Cela inclut le respect des obligations fiscales, telles que le paiement de la TVQ, des impôts sur le revenu, et des retenues à la source (RRQ, RQAP, assurance-emploi). Un administrateur de facto est une personne qui, sans être officiellement nommée, exerce des fonctions similaires, comme prendre des décisions financières ou superviser les opérations fiscales.
2. Les obligations fiscales et les retenues à la source
Les sociétés doivent collecter et remettre plusieurs types de taxes et contributions, notamment :
- La TVQ : perçue sur les biens et services taxables, à verser à Revenu Québec.
- Les retenues à la source : incluant l’impôt sur le revenu, les cotisations au RRQ, RQAP, et assurance-emploi.
- Les cotisations patronales : contributions à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST).
Ces montants, considérés comme des « sommes en fiducie », ne font pas partie des actifs de la société et doivent être versés dans les délais prescrits.
3. La responsabilité personnelle selon la Loi sur l’administration fiscale
L’article 24.0.1 de la LAF stipule que les administrateurs, y compris les de facto, peuvent être tenus solidairement responsables avec la société pour le non-paiement des taxes et retenues, incluant intérêts et pénalités. Cette responsabilité s’applique aux personnes en fonction au moment où les sommes auraient dû être payées.
Conditions de la responsabilité
Revenu Québec doit démontrer :
- La société a omis de payer les taxes ou retenues dues.
- L’administrateur, formel ou de facto, était en poste au moment de l’omission.
- L’administrateur n’a pas agi avec diligence raisonnable pour prévenir le défaut.
Qu’est-ce qu’un administrateur de facto ?
Un administrateur de facto est une personne qui agit comme administrateur sans être officiellement nommée. Par exemple, un actionnaire influent ou un employé prenant des décisions financières clés peut être considéré comme tel. .
La défense de diligence raisonnable
Les administrateurs peuvent éviter la responsabilité en prouvant qu’ils ont agi avec diligence raisonnable, par exemple :
- Mettre en place des systèmes de contrôle interne pour surveiller les paiements fiscaux.
- Consulter régulièrement des comptables ou fiscalistes.
- Corriger rapidement toute non-conformité détectée.
Cependant, déléguer à un employé ou comptable ne suffit pas ; une supervision active est requise.
4. Exemples de situations entraînant une responsabilité
Voici des scénarios où les administrateurs, y compris les de facto, pourraient être tenus responsables :
- Mauvaise gestion : Prioriser les fournisseurs au détriment des taxes en période de difficultés financières.
- Négligence : Ne pas mettre en place de mécanismes pour vérifier les paiements fiscaux.
- Fraude : Détourner des sommes en fiducie, entraînant des conséquences civiles et pénales.
5. Conséquences pour les administrateurs
En cas de responsabilité, Revenu Québec peut émettre une cotisation fiscale personnelle, exigeant le paiement des sommes dues, intérêts et pénalités. Cette responsabilité est solidaire, permettant à Revenu Québec de poursuivre un seul administrateur pour la totalité. Les conséquences incluent :
- Atteinte à la réputation.
- Poursuites judiciaires.
- Dans des cas graves, accusations criminelles pour fraude fiscale.
6. Comment se protéger
Pour minimiser les risques, les administrateurs doivent :
- Établir des contrôles internes : Systèmes comptables fiables pour suivre les paiements fiscaux.
- Consulter des experts : Collaborer avec des fiscalistes ou comptables.
- Surveiller les finances : Examiner régulièrement les rapports financiers.
- Documenter les décisions : Conserver des preuves de diligence raisonnable.
- Clarifier le statut de facto : Consulter un avocat pour éviter une qualification erronée.
- Souscrire une assurance : Polices D&O pour une protection partielle.
7. Le rôle de Revenu Québec
Revenu Québec peut émettre des cotisations, saisir des biens, ou engager des poursuites. La responsabilité est généralement prescrite deux ans après la cessation des fonctions, sauf en cas de fraude, où aucun délai ne s’applique.
8. Conclusion
La responsabilité des administrateurs, formels ou de facto, pour le non-paiement des taxes et retenues est une question sérieuse au Québec. Une gouvernance rigoureuse, des contrôles internes et des conseils professionnels sont essentiels pour éviter des conséquences financières et personnelles. Les administrateurs de facto doivent être particulièrement vigilants quant à leur rôle effectif. Pour une gestion fiscale conforme, consultez un avocat spécialisé ou un comptable.
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Avertissement : Cet article est à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. Consultez un avocat pour des conseils adaptés.